ข้อมูลเเละสารสนเทศ

 

ความหมายของข้อมูล

 ข้อมูล ( Data) คือ ข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้น ข้อมูลอาจจะอยู่ในรูปของข้อความหรือตัวเลข ซึ่งข้อความหรือตัวเลขเหล่านี้อาจเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับ คน พืช สัตว์ และสิ่งของ เช่น ปริมาณข้าวที่ประเทศไทยผลิตได้ในในปี 2545 เป็นข้อมูลที่เป็นตัวเลข หรือความคิดเห็นของประชาชนเกี่ยวกับการเลือกตั้ง เป็นข้อมูลที่อยู่ในรูปข้อความ เป็นต้น

      ตัวแปร ( Variable) คือ ข้อมูลที่ได้จากสังเกต วัด สอบถามจากหน่วยที่ศึกษา โดยที่หน่วยที่ศึกษาอาจเป็นคน สัตว์ พืช และสิ่งของ เมื่อหน่วยศึกษาแตกต่างกัน ข้อมูลที่ได้จึงแตกต่างกัน จึงเรียกข้อมูลที่แตกต่างกันนั้นว่า ตัวแปร เช่น รายได้ของคนในจังหวัดสงขลา ในที่นี่หน่วยที่ศึกษา คือ คนในจังหวัดสงขลา แต่ละคนจะแตกต่างกันออกไป ดังนั้นตัวแปร คือ รายได้ของคนในจังหวัดสงขลา ซึ่งมีค่าที่แตกต่างกัน ค่าของตัวแปร คือ ข้อมูลนั่นเอง 

                                                ความหมายของข้อมูลที่ดี

       การจัดเก็บข้อมูลจำเป็นต้องมีแผนในการดำเนินการหรือกล่าวได้ว่าการได้มาซึ่งข้อมูลที่จะนำมาใช้ประโยชน์องค์กรจำเป็นต้องลงทุนทั้งในด้านตัวข้อมูล เครื่องจักร และอุปกรณ์ ตลอดจนการพัฒนาบุคลากรขึ้นมารองรับระบบ
เพื่อให้ใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ การจัดการระบบข้อมูลจึงต้องคำนึงปัญหาต่างๆ  และพยายามมองปัญหาแบบที่เป็นจริง สามารถดำเนินการได้ให้ประสิทธิภาพคุ้มค่ากับการลงทุน ข้อมูลที่ดีจะต้องมีคุณสมบัติขั้นพื้นฐานดังนี้
1)  ความถูกต้อง    เพราะข้อมูลที่ได้ต้องนำไปใช้ในการตัดสินใจ หากข้อมูลไม่มีความถูกต้องแล้วก็จะก่อให้เกิดผลเสียหายตามมา
2)  ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน  การได้มาของข้อมูลจำเป็นต้องให้ทันต่อความต้องการของผู้ใช้ ทันสมัย
และทันต่อเหตุการณ์ปัจจุบัน
3)  ความสมบูรณ์  ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์ คือ ข้อมูลที่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ ซึ่งจะขึ้น
กับวิธีการรวบรวมข้อมูลและวิธีการประมวลผล ดังนั้นในการดำเนินการรวบรวมข้อมูลต้องสำรวจและสอบถาม
ความต้องการในการใช้ข้อมูลเพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์
4)  ความกระชับและชัดเจน   การจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากจะต้องใช้พื้นที่มาก จึงจำเป็นต้องออกแบบ
โครงสร้างข้อมูลให้กระชับและสื่อความหมายได้ อาจมีการใช้รหัสแทนข้อมูลให้เหมาะสมเพื่อจัดเก็บไว้อย่างเป็นระบบ
5)  ความสอดคล้อง  ความต้องการเป็นเรื่องที่สำคัญ ดังนั้นจึงต้องมีการสำรวจเพื่อหาความต้องการของหน่วยงานและองค์กร ดูสภาพการใช้ข้อมูล และขอบเขตของข้อมูลที่สอดคล้องกับความต้องการ

                                       ประเภทของข้อมูล

การแบ่งประเภทของข้อมูล มีวิธีการแบ่งได้หลายวิธี ตามเกณฑ์ในการจำแนก เช่น

      1. จำแนกตามลักษณะการเก็บข้อมูล แบ่งได้เป็น 2 ประเภท คือ

               1.1 ข้อมูลที่ได้จากการนับ (Counting Data) เช่น จำนวนนักศึกษาที่สอบผ่าน จำนวนรถที่ผ่านเข้า - ออกมหาวิทยาลัยในช่วงเวลา
08.00 - 09.00 น . ซึ่งข้อมูลที่ได้จะเป็นเลขจำนวนเต็ม บางครั้งเรียกว่าเป็นข้อมูลที่ไม่ต่อเนื่อง

               1.2 ข้อมูลที่ได้จาการวัด (Measurement Data) เช่น น้ำหนักของนักศึกษาแต่ละคน ส่วนสูงของนักศึกษาแต่ละคน ระยะเวลาในการ เดินทางจากบ้านมายังที่ทำงานของพนักงาน แต่ละคน ปริมาณน้ำฝนที่วัดได้ ข้อมูลที่ได้จะมีลักษณะเป็นเศษส่วน หรือจุดทศนิยม บางครั้ง  เรียกว่าข้อมูลแบบต่อเนื่อง

               1.3 ข้อมูลที่ได้จากการสังเกต ( Ob servation Data) เป็นข้อมูลที่ได้จากการติดตามหรือเฝ้าสังเกตพฤติกรรม หรือปรากฏการณ์ต่างๆ เป็นต้น

               1.4 ข้อมูลที่ได้จากการสัมภาษณ์ ( Interview Data) เป็นข้อมูลที่ได้จากการถามตอบโดยตรง ระหว่างผู้สัมภาษณ์ และผู้ถูกสัมภาษณ์

      2. จำแนกตามลักษณะข้อมูล แบ่งได้เป็น 2 ประเภท คือ

               2.1 ข้อมูลเชิงปริมาณ (Quantitative Data) เป็นข้อมูลที่แสดงความแตกต่างในเรื่องปริมาณหรือขนาด ในลักษณะของตัวเลขโดยตรง เช่น อายุ ส่วนสูง น้ำหนัก ซึ่งแบ่งได้เป็น 2 ประเภท คือ

                     - ข้อมูลแบบไม่ต่อเนื่อง (Discrete Data) หมายถึง ข้อมูลที่มีค่าเป็นเลขจำนวนเต็มที่มีความหมาย เช่น จำนวนสิ่งของ จำนวนคน   เป็นต้น

                       - ข้อมูลแบบต่อเนื่อง ( Continuous Data) หมายถึง ข้อมูลที่อยู่ในรูปตัวเลขที่มีค่าได้ทุกค่าในช่วงที่กำหนด และมีความหมายด้วย เช่น รายได้ น้ำหนัก เป็นต้น

               2.2 ข้อมูลเชิงคุณภาพ (Qualitative Data) เป็นข้อมูลที่แสดงลักษณะที่แตกต่างกัน เช่น เพศชาย เพศหญิง จะเป็นข้อมูลที่ไม่ได้อยู่ในรูปของตัวเลขโดยตรง

     3. จำแนกตามการจัดการข้อมูล แบ่งได้เป็น 2 ประเภท คือ

               3.1 ข้อมูลดิบ (Raw Data) เป็นข้อมูลที่ได้จาการเก็บ ยังไม่ได้จัดรวบรวมเป็นหมู่เป็นกลุ่มหรือจัดเป็นพวก

               3.2 ข้อมูลที่จัดเป็นกลุ่ม (Group Data) เป็นข้อมูลที่เกิดจากการนำข้อมูลดิบมารวบรวมเป็นกลุ่มเป็นหมวดหมู่

     4. จำแนกตามแหล่งที่มาของข้อมูล แบ่งได้เป็น 2 ชนิด คือ

               4.1 ข้อมูลปฐมภูมิ (Primary Data) เป็นข้อมูลที่ได้มาจากการที่ผู้ใช้เป็นผู้เก็บข้อมูลโดยตรง ซึ่งอาจจะเก็บด้วยการสัมภาษณ์หรือสังเกตการณ์ เป็นข้อมูลที่มีความน่าเชื่อถือมากที่สุด เนื่องจากยังไม่มีการเปลี่ยนรูป และมีรายละเอียดตามที่ผู้ใช้ต้องการ แต่จะต้องเสียเวลาและค่าใช้จ่ายมาก เช่น ข้อมูลที่ได้จากการนับจำนวนรถที่เข้า - ออก มหาวิทยาลัยในช่วงเวลา 08.00 - 09.00 น . ข้อมูลจากการสัมภาษณ์นักศึกษา

               4.2 ข้อมูลทุติภูมิ (Secondary Data) เป็นข้อมูลที่ได้มาจากแหล่งข้อมูลที่มีผู้เก็บรวบรวมไว้แล้ว เป็นข้อมูลในอดีต และมักจะเป็นข้อมูลที่ได้ผ่านการวิเคราะห์เบื้องต้นมาแล้ว ผู้ใช้นำมาใช้ได้เลย จึงประหยัดทั้งเวลาและค่าใช้จ่าย บางครั้งข้อมูลทุติยภูมิจะไม่ตรงกับความต้องการหรือมีรายละเอียดไม่เพียงพอ นอกจากนั้นผู้ใช้จะไม่ทราบถึงข้อผิดพลาดของข้อมูล ซึ่งอาจจะทำให้ผู้ที่นำมาใช้ สรุปผลการวิจัยผิดพลาดไปด้วย เช่น สถิติการเกิดอุบัติเหตุโดยรถจักรยานยนต์ของนักศึกษาในปี 2540 - 2541 เป็นข้อมูลที่บางครั้งอาจถูกแปรรูปไปแล้ว แต่เนื่องจากบางครั้งเราไม่สามารถที่จะจัดเก็บข้อมูลปฐมภูมิได้เราจึงต้องศึกษาจากข้อมูลที่มีการเก็บรวบรวมไว้แล้ว

      5. แบ่งตามมาตรของการวัด จะแบ่งได้ 4 ชนิด

               5.1 มาตรวัดนามบัญญัติ (Nominal Scale) เป็นการวัดค่าที่ง่ายที่สุดหรือสะดวกต่อการใช้มากที่สุด เพราะเป็นการแบ่งกลุ่มของข้อมูล เพื่อสะดวกต่อการวิเคราะห์ โดยการแบ่งกลุ่มจะถือว่าแต่ละกลุ่มจะมีความเสมอภาคกันหรือเท่าเทียมกัน ค่าที่กำหนดให้แต่ละกลุ่มจะไม่มีความหมาย และไม่สามารถมาคำนวณได้ เช่น เพศ มี 2 ค่า คือ ชายและหญิง การจำแนกเพศอาจจะกำหนดค่าได้ 2 ค่า คือ ถ้า 0 หมายถึงเพศชาย ถ้า 1 หมายถึงเพศหญิง เป็นต้น

               5.2 มาตรวัดอันดับ (Ordinal Scale) เป็นการวัดที่แสดงว่าข้อมูลที่อยู่ในแต่ละกลุ่มจะมีความแตกต่างกัน โดยพิจารณาจากลำดับด้วย นั่นคือสามารถบอกได้ว่า กลุ่มใดดีกว่ากลุ่มอื่นๆ หรือ กลุ่มใดที่มากกว่าหรือน้อยกว่ากลุ่มอื่นๆ แต่ไม่สามารถบอกปริมาณความมากกว่าหรือน้อยกว่าเป็นเท่าใด และค่าที่กำหนดให้แต่ละกลุ่มไม่สามารถนำมาคำนวณได้ เช่น คำถามที่ว่า “ ท่านอยากทำอะไรเมื่อมีวันหยุดพิเศษ ” โดยให้เรียงลำดับตามที่ต้องการจะทำมากที่สุด 5 อันดับ

          - ไปเที่ยวห้างสรรพสินค้า        ลำดับที่  4                -  ดูทีวีที่บ้าน            ลำดับที่   1

          - ไปพักผ่อนที่ต่างจังหวัด               "     2               -  ไปเล่นกีฬา                  "       5

          - ไปดูภาพยนตร์                             "    3

จากข้างต้นจะพบว่า ท่านนี้ชอบดูทีวีที่บ้านมากกว่าไปพักผ่อนต่างจังหวัด แต่ไม่ทราบว่า ชอบมากกว่าเท่าใด

            5.3 มาตรวัดแบบช่วง (Interval Scale) เป็นการวัดที่แบ่งสิ่งที่ศึกษาออกเป็นระดับหรือเป็นช่วงๆ โดยแต่ละช่วงมีขนาดหรือระยะห่างเท่ากัน ทำให้สามารถบอกระยะห่างของช่วงได้ อีกทั้งบอกได้ว่ามากหรือน้อยกว่ากัน เท่าไร จึงทำให้มีความแตกต่างกันในเชิงปริมาณ เช่น อุณหภูมิ คะแนนสอบ ซึ่งตัวเลขเหล่านี้ บวก ลบ ได้ แต่ คูณ หาร ไม่ได้ แต่ศูนย์ของข้อมูลชนิดนี้เป็น ศูนย์สมมติ ไม่ใช่ศูนย์แท้ เช่น อุณหภูมิ 0 องศาเซลเซียส ไม่ได้หมายความว่า ณ จุดนั้นไม่มีความร้อนอยู่เลย หรือการที่นักศึกษาได้คะแนน 0 ก็ไม่ได้หมายความว่า นักศึกษาไม่มีความรู้เลย แต่เป็นเพียงตัวเลขที่บอกว่า นักศึกษาทำข้อสอบนั้นไม่ได้

                5.4  มาตรวัดอัตราส่วน (Ratio Scale) เป็นการวัดที่ละเอียดและสมบูรณ์ที่สุด ที่สามารถบอกความแตกต่างในเชิงปริมาณ โดยแบ่งสิ่งที่ศึกษาออกเป็นช่วงๆ เหมือนมาตรวัดอันตรภาค ที่แต่ละช่วงมีระยะห่างเท่ากัน และ ศูนย์ของข้อมูลชนิดนี้เป็นศูนย์แท้ ซึ่งหมายถึงไม่มีอะไรเลยหรือมีจุดที่เริ่มต้นที่แท้จริง และสามารถนำตัวเลขนี้มา บวก ลบ คูณ หารได้ เช่น ความยาว เวลา

     6. แบ่งตามเวลาของการเก็บรวบรวมข้อมูล จะแบ่งได้ 2 ชนิด

            6.1 ข้อมูลอนุกรมเวลา ( Time-series Data) เป็นข้อมูลที่ถูกเก็บรวบรวมตามลำดับเวลาที่เกิดขึ้นต่อเนื่องไปเรื่อยๆ เช่น จำนวนประชากรของประเทศไทยในแต่แต่ละปี จำนวนผู้ป่วยที่เข้ารับการรักษาพยาบาลในโรงพยาบาลต่างๆ ในแต่ละปี เป็นต้น ข้อมูลอนุกรมเวลาเป็นประโยชน์ในการวิจัยระยะเวลายาว ทำให้ผู้วิจัยมองเห็นแนวโน้มของเรื่องต่างๆนั้นได้

              6.2 ข้อมูลภาคตัดขวาง ( Cross-sectional Data ) เป็นข้อมูลที่เก็บรวบรวม ณ เวลาใดเวลาหนึ่งเท่านั้น เพื่อประโยชน์ในการศึกษาวิจัยอย่างไรก็ตามในการจัดประเภทของข้อมูลนี้ จะขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ในการนำไปวิเคราะห์และใช้ประโยชน์ด้วย 
                                                    ความหมายของสารสนเทศ
 
สารสนเทศ (information) ^[1] เป็นผลลัพธ์ของการประมวลผล การจัดดำเนินการ และการเข้าประเภทข้อมูลโดยการรวมความรู้เข้าไปต่อผู้รับสารสนเทศนั้น สารสนเทศมีความหมายหรือแนวคิดที่กว้าง และหลากหลาย ตั้งแต่การใช้คำว่าสารสนเทศในชีวิตประจำวัน จนถึงความหมายเชิงเทคนิค ตามปกติในภาษาพูด แนวคิดของสารสนเทศใกล้เคียงกับความหมายของการสื่อสาร เงื่อนไข การควบคุม ข้อมูล รูปแบบ คำสั่งปฏิบัติการ ความรู้ ความหมาย สื่อความคิด การรับรู้ และการแทนความหมาย
ปัจจุบันผู้คนพูดเกี่ยวกับยุคสารสนเทศว่าเป็นยุคที่นำไปสู่ยุคกแห่งองค์ความรู้หรือปัญญา นำไปสู่สังคมอุดมปัญญา หรือสังคมแห่งสารสนเทศ และ เทคโนโลยีสารสนเทศ แม้ว่าเมื่อพูดถึงสารสนเทศ เป็นคำที่เกี่ยวข้องในศาสตร์สองสาขา คือ วิทยาการสารสนเทศ และ วิทยาการคอมพิวเตอร์ ซึ่งคำว่า "สารสนเทศ" ก็ถูกใช้บ่อยในความหมายที่หลากหลายและกว้างขวางออกไป และมีการนำไปใช้ในส่วนของ เทคโนโลยีสารสนเทศ และ การประมวลผลสารสนเทศ
สิ่งที่ได้จากการนำข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้มาประมวลผล เพื่อนำมาใช้ประโยชน์ตามจุดประสงค์ สารสนเทศ จึงหมายถึง ข้อมูลที่ผ่านการเลือกสรรให้เหมาะสมกับการใช้งานให้ทันเวลา และอยู่ในรูปที่ใช้ได้ สารสนเทศที่ดีต้องมาจากข้อมูลที่ดี การจัดเก็บข้อมูลและสารสนเทศจะต้องมีการควบคุมดูแลเป็นอย่างดี เช่น อาจจะมีการกำหนดให้ผู้ใดบ้างเป็นผู้มีสิทธิ์ใช้ข้อมูลได้ ข้อมูลที่เป็นความลับจะต้องมีระบบขั้นตอนการควบคุม กำหนดสิทธิ์ในการแก้ไขหรือการกระทำกับข้อมูลว่าจะกระทำได้โดยใครบ้าง นอกจากนี้ข้อมูลที่เก็บไว้แล้วต้องไม่เกิดการสูญหายหรือถูกทำลายโดยไม่ได้ตั้งใจ การจัดเก็บข้อมูลที่ดี จะต้องมีการกำหนดรูปแบบของข้อมูลให้มีลักษณะง่ายต่อการจัดเก็บ และมีรูปแบบเดียวกันอย่างมีระบบ ข้อมูลแต่ละชุดควรมีความหมายและมีความเป็นอิสระในตัวเอง นอกจากนี้ไม่ควรมีการเก็บข้อมูลซ้ำซ้อนเพราะจะเป็นการสิ้นเปลืองเนื้อที่เก็บข้อมูล
                                                       คุณลักษณะของสารสนเทศ
         ในการจัดการเพื่อให้องค์การบรรลุถึงประสิทธิผลและประสิทธิภาพที่องค์การตั้งไว้นั้น  ดังที่กล่าวมาแล้วว่าข้อมูลและสารสนเทศเป็น   ปัจจัยหนึ่งที่มีความสำคัญอย่างมากต่อทุกองค์การทั้งนี้สารสนเทศที่ดีควรมีลักษณะ ดังต่อไปนี้

      1.  ความเที่ยงตรง (Accuracy) สารสนเทศขององค์การที่ดีจะต้องมีความเที่ยงตรงและเชื่อถือได้ โดยไม่ให้มีความคลาดเคลื่อนหรือมีความคลาดเคลื่อนน้อยที่สุด ดังนั้นประสิทธิผลของการตัดสินใจจึงขึ้นอยู่กับความถูกต้องหรือความเที่ยงตรง ย่อมส่งผลกระทบทำให้การตัดสินใจมีความผิดพลาดตามไปด้วย 

     2. ทันต่อความต้องการใช้ (Timeliness) นอกเหนือจากสารสนเทศขององค์การจะต้องมีความเที่ยงตรงหรือความถูกต้องแล้วยังจะต้องมีคุณสมบัติของการที่สามารถนำสารสนเทศมาใช้ได้ทันทีเมื่อต้องการใช้ข้อมูล หรือเพื่อการตัดสินใจ ทั้งนี้เนื่องจากเหตุการณ์ต่างทางการบริหารทั้งภายในและภายนอกองค์การมีการเคลื่อนไหวเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วโดยเฉพาะสารสนเทศด้านการขายการผลิตตลอดจนด้านการเงินถ้าผู้บริหารได้

รับมาล่าช้าก็จะส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการตัดสินใจหรือการดำเนินงานของผู้บริหารที่จะลดลงตามไปด้วย 

       3.  ความสมบูรณ์ (Completeness) สารสนเทศขององค์การที่ดีจะต้องมีความสมบูรณ์ที่จะช่วยทำให้การตัดสินใจเป็นไปด้วยความถูกต้อง การมีสารสนเทศที่มีปริมาณมาก ไม่ได้หมายถึงการที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิผลของการดำเนินงาน สารสนเทศที่มีมากเกินไปอาจเป็นสารสนเทศที่ไม่มีความสำคัญเช่นเดียวกับการมีสารสนเทศที่มีปริมาณน้อยเกินไปก็อาจทำให้ไม่ได้สารสนเทศที่สำคัญครบเพียงพอทุกด้านที่จะนำไปใช้ได้อย่างมี

ประสิทธิผล และมีประสิทธิภาพ แต่ทั้งนี้มิได้หมายความว่าจะต้องรอให้มีสารสนเทศครบถ้วน 100 เปอร์เซ็นต์ก่อนจึงจะทำการตัดสินใจได้เช่น จะตัดสินใจเกี่ยวกับอัตราการใช้สินค้าปริมาณสินค้าคงเหลือราคาต่อหน่วยแหล่งผู้ผลิตค่าใช้จ่ายในการสั่งซื้อค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษาระยะ      เวลารอคอยของสินค้าแต่ละชนิดดังนั้นจะตัดสินใจเกี่ยวกับการบริหารสินค้าคงเหลือให้มีประสิทธิภาพก็จำเป็นที่จะต้องได้รับสารสนเทศใน     ทุกเรื่องการขาดไปเพียงบางเรื่องจะส่งผลกระทบต่อการตัดสินใจอย่างมากเป็นต้นจากตัวอย่างจะเห็นได้ว่าไม่ได้หมายความว่ามีสารสนเทศมาก  เฉพาะในบางด้านขณะที่สารสนเทศในบางด้านไม่มีหรือมีไม่เพียงพอต่อการตัดสินใจแต่จะต้องได้รับสารสนเทศที่สำคัญครบในทุกด้านที่ทำ    การตัดสินใจ 

     4.  การสอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้ (Relevance) สารสนเทศขององค์การที่ดีจะต้องมีคุณลักษณะที่สำคัญอีกประการหนึ่งก็คือจะต้องตอบสนองต่อ

ความต้องการของผู้ใช้ที่จะนำไปใช้ในการตัดสินใจได้ดังนั้นในการที่องค์การจะออกแบบและ

พัฒนาระบบสารสนเทศในองค์การนั้นการสอบถามความต้องการของสารสนเทศที่ผู้ใช้ต้องการ

เป็นปัจจัยที่มีความสำคัญอย่างมากเช่นสนเทศในการบริหารการผลิตการตลาดและการบริหาร

ทรัพยากรมนุษย์ เป็นต้น

     5. ตรวจสอบได้ (Verifiability)    

  สารสนเทศที่ดีควรมีคุณลักษณะที่สามารถจะตรวจสอบได้โดยเฉพาะแหล่งที่มาการจัดรูปแบบการ

วิเคราะห์ข้อมูลที่ใช้ทั้งนี้เพื่อให้การตัดสินใจได้เกิดความรอบครอบการที่ผู้บริหารมองเห็นสารสน

เทศบางเรื่องแล้วพบว่าทำไมจึงมีค่าที่ต่ำเกินไปหรือสูงเกินไปอาจต้องตรวจสอบความถูกต้องของ

สารสนเทศที่ได้มา ทั้งนี้ก็เพื่อมิให้การติดสินใจเกิดความผิดพลาด 

                 คุณลักษณะดังกล่าวข้างต้น   มีความสำคัญอย่างยิ่งที่ผู้บริหารงานบุคคลจะต้องพยายามจัดระบบให้มีความพร้อมครบถ้วนและ

พร้อมที่จะใช้งานได้ปัญหาสำคัญที่องค์การส่วนมากมักจะต้องเผชิญคือการไม่สามารถสนองข้อมูลที่เกี่ยวกับบุคคลให้ทันกับความจำเป็นใช้ในการที่จะต้องดำเนินการหรือตัดสินปัญหาบางประการ ดังเช่นถ้าหากมีเหตุเฉพาะหน้าที่ต้องการบุคคลที่มี       คุณสมบัติอย่างหนึ่งในการบรรจุเข้าตำแหน่งหนึ่งอย่างรวดเร็วในเวลาอันสั้นซึ่งหากผู้จัดเตรียม    ข้อมูลจะต้องใช้เวลาประมวลขึ้นมานานเป็น

เดือนก็ย่อมถือได้ว่าข้อมูลที่สนองให้นั้นช้ากว่าเหตุการณ์หรือในอีกทางหนึ่งบางครั้งแม้จะเสนอข้อมูลได้อย่างรวดเร็วแต่เป็นข้อมูลที่เป็นรายละเอียดมากเกินไปที่ไม่อาจพิจารณาแยกแยะคุณสมบัติที่สำคัญหรือข้อมูลที่สำคัญที่เกี่ยวข้องกับบุคคลอย่างเด่นชัดก็ย่อมทำให้การใช้ข้อมูลนั้นเป็น  ไปด้วยความยากลำบาก

                   นอกจากลักษณะที่ดีของสารสนเทศดังกล่าวข้างต้นแล้วยังมีคุณสมบัติที่แอบแฝงของสารสนเทศอีกบางลักษณะที่สัมพันธ์กับระบบ    สารสนเทศและวิธีการดำเนินงานของระบบสารสนเทศซึ่งจะมีความสำคัญแตกต่างกันไปตามลักษณะงานเฉพาะอย่าง ซึ่งได้แก่

     1. ความละเอียดแม่นยำ คือ สารสนเทศจะต้องมีความละเอียดแม่นยำในการวัดข้อมูล ให้ความเชื่อถือได้สูง มีรายละเอียดของข้อมูล และแหล่งที่มาของข้อมูลที่ถูกต้อง 

     2. คุณสมบัติเชิงปริมาณ คือความสามารถที่จะแสดงออกมาในรูปของตัวเลขได้ และสามารถเปรียบเทียบในเชิงปริมาณได้ 

     3. ความยอมรับได้ คือ ระดับความยอมรับได้ของกลุ่มผู้ใช้สารสนเทศอย่างเดียวกัน สารสนเทศควรมีลักษณะเดียวกันในกลุ่มผู้ใช้งาน หรือใกล้เคียงกันโดยสามารถใช้ร่วมกันได้ เช่น การใช้เครื่องมือเพื่อวัดคุณภาพการผลิตสินค้า เครื่องมือดังกล่าวจะต้องเป็นที่ยอมรับได้ว่าสามารถวัดค่าของคุณภาพได้อย่างถูกต้อง 

     4. การใช้ได้ง่าย คือ ความสามารถนำไปใช้งานได้ง่าย สะดวกและรวดเร็ว ทั้งในส่วนของผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงาน 

     5. ความไม่ลำเอียง ซึ่งหมายถึง ไม่เป็นสารสนเทศที่มีจุดประสงค์ที่จะปกปิดข้อเท็จจริงบางอย่าง ซึ่งทำให้ผู้ใช้เข้าใจผิดไปจากความเป็นจริง หรือแสดงข้อมูลที่ผิดจากความเป็นจริง 

     6.  ชัดเจน ซึ่งหมายถึง สารสนเทศจะต้องมีความคลุมเครือน้อยที่สุด สามารถทำความเข้าใจได้ง่าย

                                                           การจัดการข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ

     การทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศที่จะเป็นประโยชน์ต่อการใช้งาน จำเป็นต้องอาศัยเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการดำเนินการ เริ่มตั้งแต่การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ และการดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน ซึ่งมีรายละเอียดดัง    

          1.การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล   ประกอบด้วย

          1.การรวบรวมข้อมูล   เป็นเรื่องของการเก็บรวบรวมข้อมูลซึ่งมีจำนวนมาก และต้องเก็บให้ได้อย่างทันเวลา ปัจจุบันมีเทคโนโลยีช่วยในการจัดเก็บอยู่เป็นจำนวนมาก เช่น การป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ การอ่านข้อมูลจากรหัสแท่ง การตรวจใบลงทะเบียนที่มีการฝนดินสอดำในตำแหน่งต่างๆ เป็นวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลเช่นกัน

          2.การตรวจสอบข้อมูล   เมื่อมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูล เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง ข้อมูลที่เก็บเข้าในระบบจะต้องมีความเชื่อถือได้ หากพบที่ผิดพลาดต้องแก้ไข การตรวจสอบข้อมูลมีหลายวิธี

          2.การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ   ประกอบด้วยต่อไปนี้

          1.การจัดแบ่งข้อมูล   ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่มเพื่อเตรียมไว้สำหรับการใช้งาน

          2.การจัดเรียงข้อมูล   เมื่อจัดแบ่งกลุ่มเป็นแฟ้มแล้ว ควรมีการจัดเรียงข้อมูลตามลำดับ ตัวเลข หรือตัวอักษร หรือเพื่อให้เรียกใช้งานได้ง่ายประหยัดเวลา

          3.การสรุปผล   บางครั้งข้อมูลที่จัดเก็บมีจำนวนมาก จำเป็นต้องมีการสรุปผล เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ ข้อมูลที่สรุปได้นี้อาจสื่อความหมายได้ดีกว่า

          4.การคำนวณ   ข้อมูลที่เก็บมีเป็นจำนวนมาก ข้อมูลบางส่วนเป็นข้อมูลตัวเลขที่สามารถนำไปคำนวณเพื่อหาผลลัพธ์บางอย่างได้

          3.การดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน   ประกอบด้วย

          1.การเก็บรักษาข้อมูล   หมายถึง   การนำข้อมูลมาบันทึกเก็บไว้ในสื่อบันทึกต่างๆ

          2.การค้นหาข้อมูล   การค้นหาข้อมูลจะต้องค้นได้ถูกต้อง แม่นยำ รวดเร็ว จึงมีการนำคอมพิวเตอร์เข้ามามีส่วนช่วยในการทำงานทำให้เรียกค้นและกระทำได้ทันเวลา

          3.การทำสำเนาข้อมูล   การทำสำเนาเพื่อที่จะนำข้อมูลเก็บรักษาไว้หรือนำไปแจกในภายหลัง จึงควรจัดเก็บข้อมูลให้ง่ายต่อการทำสำเนา

          4.การสื่อสาร   การสื่อสารข้อมูลจึงเป็นเรื่องสำคัญ และมีบทบาทที่สำคัญยิ่งที่จะทำให้การส่งข่าวสารไปยังผู้ใช้ทำได้รวดเร็วและทันเวลา

                                               การเเทนข้อมูลในคอมพิวเตอร์

 

      คอมพิวเตอร์ทำงานด้วยหลักการทาางอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้สัญญาณทางไฟฟ้าแทนตัวเลขศูนย์และหนึ่ง ซึ่งเป็นตัวเลขในระบบเลขฐานสองแต่ละหลัก เรียกว่า "บิต"

และเมื่อนำตัวเลขหลายๆบิตมาเรียงกัน จะใช้สร้างรหัสแทนจำนวนอักขระหรือสัญลักษณ์ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษได้ โดยรหัสมาตรฐานที่นิยมใช้กันมากมี 2 กลุ่ม คือ รหัสแอสกีและรหัสเอบซีดิก

               รหัสแอสกี   รหัสแอสกีมาจากชื่อภาษาอังกฤษคำเต็มว่า American Standard Code Information Inferchange คือ รหัสที่ใช้แทนตัวอักขระที่เป็นมาตรฐานแบบหนึ่ง กำหนดขึ้นโดยหน่วยงานกำหนดมาตรฐานของสหรัฐอเมริกา รหัสอักขระแต่ละตัวประกอบด้วย 8 บิต คือ       รหัสเอบซีดิก   ย่อมาจาก Extened Binary Coded Decimal Interchange Code เป็นการกำหนดรหัสแทนตัวอักขระที่ใช้กันแพร่หลายอีกแบบหนึ่ง การกำหนดรหัสจะใช้ 8 บิต หรือ 1 ไบต์ ต่อ 1 อักขระ เหมือนกับรหัสแอสกี แต่แบบของรหัสที่กำหนดจะแตกต่างกัน คือ

                             บิตที่   0   1   2   3   4   5   6   7

                หน่วยข้อมูลที่เล็กที่สุดในระบบคอมพิวเตอร์ มีค่าข้อมูลเป็นตัวเลขระบบฐานสองคือ 0 และ 1 บิตมักใช้เป็นหน่วยวัดความสามารถของไมโครโพรเซสเซอร์ในการประมวลผลข้อมูล

 
 ระบบเลขฐานสอง   ในชีวิตประจำวันของมนุษย์ต้องได้พบเจอกับจำนวนและการคำนวณอยู่ทุกวัน หากเราสังเกตจะพบว่าจำนวนที่เราคุ้นเคยอยู่ทุกวันนั้นล้วนแล้วแต่ประกอบขึ้นจากตัวเลข 10 ตัว คือ 0,1,2,3,4,5,6,7,8,และ9 ทั้งสิ้น ตัวเลขทั้ง 10 ตัวนี้ถือได้ว่าเป็นเครื่องมือที่ช่วยนับจำนวนของมนุษย์ การที่มนุษย์เลือกเลข 10 ตัวในการแทนการนับ อาจเนื่องจากมนุษย์มีนิ้วมือที่สามารถใช้เป็นอุปกรณ์ช่วยนับได้เพียง 10 นิ้ว จึงกำหนดระบบตัวเลขนี้ขึ้นมาและ เรียกว่า " ระบบเลขฐานสิบ "

               ต่อมา เมื่อมีการใช้งานคอมพิวเตอร์ซึ่งเป็นอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่ทำงานแบบดิจิทัลและใช้ระดับแรงดันไปป้าแสดงสถานะเพียง 2 สถานะ คือ ปิดและเปิด หากมนุษย์ต้องการใช้คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือช่วยทำงาน มนุษย์ต้องเรียนรู้ระบบเล๘ที่ประกอบด้วยตัวเลขเพียงวองตัว จึงได้มีการคิดค้นระบบเลขฐานสองขึ้น เพื่อช่วยในการสื่อสารกับเครื่องคอมพิวเตอร์

                                         ประเภทของระบบสารสนเทศ  ประเภทของระบบสารสนเทศ มี 5 ประเภท ได้แก่
1ระบบการประมวลผลทางธุรกิจ (Transaction Processing System : TPS)
ระบบการประมวลผล เป็นการประมวลผลแบบวันต่อวัน เช่น การรับ-จ่ายบิล
ระบบควบคุมสินค้าคงคลัง ระบบการรับ-จ่าย สินค้า เป็นต้น ใช้งานในระดับ
ผู้ปฏิบัติการ ระบบนี้ เป็นระบบสารสนเทศลำดับแรกที่ได้รับการพัฒนาให้ใช้กับ
เครื่องคอมพิวเตอร์
ลักษณะเด่นของ TPS : ทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานง่าย ไม่ยุ่งยากซับซ้อน
สิ่งที่ องค์กรจะได้รับเมื่อใช้ระบบนี้ คือ ลดจำนวนพนักงาน องค์กรจะมีการบริการ
ที่สะดวกรวดเร็ว ลูกค้ามีจำนวนเพิ่มมากขึ้น
ตัวอย่าง : www.cjb.net www.robinson.co.th
2.ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System : MIS)
คือ ระบบที่เกี่ยวข้องกับผู้ บริหารที่ต้องการการประมวลผลของเครื่องคอมพิวเตอร์
ที่ให้ประโยชน์มากกว่าการ ช่วยงานแบบวันต่อวัน ประกอบไปด้วยโปรแกรมต่าง
ที่จัดทำขึ้นเป็นพิเศษเพื่อขยายขอบเขตความสามารถของธุรกิจ
ลักษณะเด่นของ MIS :
1 จะสนับสนุนการทำงานของระบบประมวลผลข้อมูลและการจัดเก็บ ข้อมูลรายวัน
2 จะช่วย ให้ผู้บริหารระดับต้น ระดับกลาง และระดับสูง เรียกใช้ ข้อมูลที่เป็นโครง
สร้างได้ตามเวลาที่ต้องการ
3จะมีความยืดหยุ่นและสามารถรองรับความต้องการข้อมูลที่ เปลี่ยนแปลงไปขององค์กร
4ต้องมีระบบรักษาความลับของข้อมูล และจำกัดการ ใช้งานของบุคคลเฉพาะผู้ที่
เกี่ยวข้องเท่านั้น
ตัวอย่าง : http://regist.psu.ac.th
3.ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System : DSS)
คือระบบที่ทำหน้าที่จัดเตรียม สารสนเทศเพื่อช่วยในการตัดสินใจ โดยเฉพาะอย่าง
ยิ่งเพื่อช่วย ในการตัดสินใจที่ไม่ได้คาดไว้ล่วงหน้า เช่น การตัดสิน ใจเกี่ยวกับการรวม
บริษัทและการหาบริษัทร่วม การขยายโรงงาน ผลิตภัณฑ์ใหม่
ลักษณะเด่นของ DSS :
1.จะช่วย ผู้บริหารในกระบวนการการตัดสิน
2 จะถูกออกแบบมาให้สามารถเรียกใช้ทั้งข้อมูลแบบ กึ่งโครงสร้างและแบบไม่มี
โครงสร้าง
3 จะต้อง สามารถสนับสนุนผู้ตัดสินใจได้ในทุกระดับ แต่จะเน้น ที่ระดับวางแผนบริหาร
และวางแผนยุทธศาสตร์
4 มีรูปแบบการใช้งานอเนกประสงค์ มีความ สามารถในการจำลองสถานการณ์ และ
มีเครื่องมือในการ วิเคราะห์สำหรับช่วยเหลือผู้ทำการตัดสินใจ
ตัวอย่าง: www.sahaconveyor.com

4 ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง (Executive Information System : EIS)
คือ EIS ประเภท พิเศษ ที่ถูกพัฒนาสำหรับผู้บริหารระดับสูงโดยเฉพาะช่วย ให้
ผู้บริหารระดับสูงที่ไม่คุ้นเคยกับเครื่องคอมพิวเตอร์สามารถใช้ระบบ สารสนเทศได้ง่าย
ขึ้น โดยใช้เมาส์เลื่อนหรือจอภาพแบบ สัมผัส เพื่อเชื่อมโยงข่าวสารระหว่างกัน ทำให้ผู้
บริหารไม่ต้องจำคำสั่ง
ลักษณะเด่นของ EIS
1ไม่จำเป็นต้องมีทักษะทางคอมพิวเตอร์สูง
2 ระบบสามารถใช้งานได้ง่าย
3 มีความยืดหยุ่นสูง จะต้องสามารถเข้ากันได้กับรูปแบบการทำงานของผู้บริหาร
4 การใช้งาน ใช้ในการตรวจสอบ ควบคุม
5 การสนับสนุนการตัดสินใจ ผู้บริหารระดับสูง ไม่มีโครงสร้างที่แน่นอน
6 การสนับสนุนข้อมูล ทั้งภายในและภายนอกองค์กร
7 ผลลัพธ์ที่แสดง ตัวอักษร ตาราง ภาพและเสียง รวมทั้งระบบมัลติมีเดีย
8 การใช้งานกราฟิกสูง จะใช้รูปแบบการนำเสนอต่าง ๆ
9 ความเร็วในการตอบสนอง จะต้องตอบสนองอย่างรวดเร็ว ทันทีทันใด
ตัวอย่าง : www.thaigoodview.com

5.ระบบผู้เชี่ยวชาญ(Artificial Intelligence/Expert System : AI/ES)
หมายถึง ระบบที่ทำให้เครื่อง คอมพิวเตอร์กลายเป็นผู้ชำนาญการณ์ในสาขาใด
สาขาหนึ่ง โดยได้รับ ความรู้จากมนุษย์ผู้เชี่ยวชาญเก็บไว้ในระบบคอมพิวเตอร์เพื่อ
ให้คอมพิวเตอร์ สามารถวิเคราะห์เหตุผล เพื่อตัดสินใจ ระบบคอมพิวเตอร์นี้ประกอบ
ด้วย ฐานความรู้(Knowledge Base) และกฎข้อวินิจฉัย(Inference Rule) ซึ่งเป็น
ความ สามารถเฉพาะที่ทำให้ระบบคอมพิวเตอร์สามารถตัดสินใจได้เอง เช่น การวินิจฉัย
ความผิดพลาดของรถจักรดีเซลไฟฟ้า โดยใช้คอมพิวเตอร์
ลักษณะเด่นของ AI/ES
1 ป้องกันและรักษาความรู้ซึ่งอาจสูญหายไปขณะทำการเรียกข้อมูลหรือการยกเลิกการ
ใช้ข้อมูล การใช้ข้อมูล ตลอดจนการสูญหาย เนื่องจากขาดการเก็บรักษาความรู้ อย่างเป็น
ระบบ และเป็นระเบียบ แบบแผน
2 ระบบผู้เชี่ยวชาญ Expert System จะจัดเตรียมข้อมูลให้อยู่ในลักษณะที่พร้อมสำหรับ
นำไปใช้งาน และมักจะถูกพัฒนาให้สามารถตอบสนอง ต่อปัญหาในทันทีที่เกิดความต้อง
การ
3 การออกแบบระบบผู้เชี่ยวชาญ Expert System มักจะคำนึงถึงการบันทึกความรู้ในแต่
ละสาขาให้เพียงพอและเหมาะสมกับการใช้งาน ซึ่งจะทำให้ ระบบสามารถปฏิบัติงานแทน
ผู้เชี่ยวชาญ อย่างมีประสิทธิภาพ
4 ระบบผู้เชี่ยวชาญ Expert System จะสามารถตัดสินปัญหาอย่างแน่นอ น เนื่องจาก
ระบบถูกพัฒนาให้สามารถปฏิบัติงานโดยปราศ จากผล กระทบ ทางร่างกายและอารมณ์ที่
มีอยู่ในตัวมนุษย์เช่น ความเครียด ความเจ็บ ป่วย เป็นต้น
5 ระบบผู้เชี่ยวชาญ Expert System เป็นเครื่องมือเชิงกลยุทธ์ของธุรกิจ โดยเฉพาะ
องค์การสมัยใหม่ ( Modern Organization ) ที่ต้องการ สร้าง ความได้เปรียบในการแข่งขัน
เช่น การวิเคราะห์และวางแผนการตลาด การลดต้นทุน การเพิ่มการผลิตภาพ เป็นต้น
ตัวอย่าง : www.applescientific.com www.silomdental.com 

 

                         บิตที่   7   6   5   4   3   2   1   0

               ตัวเลขฐานสอง 8 บิต หรือ 1ไบต์ สามารถใช้แทนรหัสต่างๆได้ถึง 256 ตัว แต่รหัสตัวอักษรภาษาอังกฤษทั้งหมดมีจำนวนรวมกันไม่เกิน 128 ตัว