ความหมายของข้อมูล
ข้อมูล ( Data) คือ
ข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้น ข้อมูลอาจจะอยู่ในรูปของข้อความหรือตัวเลข
ซึ่งข้อความหรือตัวเลขเหล่านี้อาจเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับ คน พืช สัตว์
และสิ่งของ เช่น ปริมาณข้าวที่ประเทศไทยผลิตได้ในในปี 2545
เป็นข้อมูลที่เป็นตัวเลข หรือความคิดเห็นของประชาชนเกี่ยวกับการเลือกตั้ง
เป็นข้อมูลที่อยู่ในรูปข้อความ เป็นต้น
ตัวแปร ( Variable)
คือ ข้อมูลที่ได้จากสังเกต วัด สอบถามจากหน่วยที่ศึกษา
โดยที่หน่วยที่ศึกษาอาจเป็นคน สัตว์ พืช และสิ่งของ
เมื่อหน่วยศึกษาแตกต่างกัน ข้อมูลที่ได้จึงแตกต่างกัน
จึงเรียกข้อมูลที่แตกต่างกันนั้นว่า ตัวแปร เช่น รายได้ของคนในจังหวัดสงขลา
ในที่นี่หน่วยที่ศึกษา คือ คนในจังหวัดสงขลา แต่ละคนจะแตกต่างกันออกไป
ดังนั้นตัวแปร คือ รายได้ของคนในจังหวัดสงขลา ซึ่งมีค่าที่แตกต่างกัน
ค่าของตัวแปร คือ ข้อมูลนั่นเอง
ความหมายของข้อมูลที่ดี
การจัดเก็บข้อมูลจำเป็นต้องมีแผนในการดำเนินการหรือกล่าวได้ว่าการได้มาซึ่งข้อมูลที่จะนำมาใช้ประโยชน์องค์กรจำเป็นต้องลงทุนทั้งในด้านตัวข้อมูล
เครื่องจักร และอุปกรณ์ ตลอดจนการพัฒนาบุคลากรขึ้นมารองรับระบบ
เพื่อให้ใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ
การจัดการระบบข้อมูลจึงต้องคำนึงปัญหาต่างๆ
และพยายามมองปัญหาแบบที่เป็นจริง
สามารถดำเนินการได้ให้ประสิทธิภาพคุ้มค่ากับการลงทุน
ข้อมูลที่ดีจะต้องมีคุณสมบัติขั้นพื้นฐานดังนี้
1) ความถูกต้อง เพราะข้อมูลที่ได้ต้องนำไปใช้ในการตัดสินใจ หากข้อมูลไม่มีความถูกต้องแล้วก็จะก่อให้เกิดผลเสียหายตามมา
2) ความรวดเร็วและเป็นปัจจุบัน การได้มาของข้อมูลจำเป็นต้องให้ทันต่อความต้องการของผู้ใช้ ทันสมัย
และทันต่อเหตุการณ์ปัจจุบัน
3) ความสมบูรณ์ ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์ คือ ข้อมูลที่สามารถตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ ซึ่งจะขึ้น
กับวิธีการรวบรวมข้อมูลและวิธีการประมวลผล ดังนั้นในการดำเนินการรวบรวมข้อมูลต้องสำรวจและสอบถาม
ความต้องการในการใช้ข้อมูลเพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีความสมบูรณ์
4) ความกระชับและชัดเจน การจัดเก็บข้อมูลจำนวนมากจะต้องใช้พื้นที่มาก จึงจำเป็นต้องออกแบบ
โครงสร้างข้อมูลให้กระชับและสื่อความหมายได้ อาจมีการใช้รหัสแทนข้อมูลให้เหมาะสมเพื่อจัดเก็บไว้อย่างเป็นระบบ
5) ความสอดคล้อง ความต้องการเป็นเรื่องที่สำคัญ
ดังนั้นจึงต้องมีการสำรวจเพื่อหาความต้องการของหน่วยงานและองค์กร
ดูสภาพการใช้ข้อมูล และขอบเขตของข้อมูลที่สอดคล้องกับความต้องการ
ประเภทของข้อมูล
การแบ่งประเภทของข้อมูล มีวิธีการแบ่งได้หลายวิธี ตามเกณฑ์ในการจำแนก เช่น
1. จำแนกตามลักษณะการเก็บข้อมูล แบ่งได้เป็น 2 ประเภท คือ
1.1 ข้อมูลที่ได้จากการนับ (Counting Data) เช่น จำนวนนักศึกษาที่สอบผ่าน จำนวนรถที่ผ่านเข้า - ออกมหาวิทยาลัยในช่วงเวลา
08.00 - 09.00 น . ซึ่งข้อมูลที่ได้จะเป็นเลขจำนวนเต็ม บางครั้งเรียกว่าเป็นข้อมูลที่ไม่ต่อเนื่อง
1.2 ข้อมูลที่ได้จาการวัด (Measurement
Data) เช่น น้ำหนักของนักศึกษาแต่ละคน ส่วนสูงของนักศึกษาแต่ละคน
ระยะเวลาในการ เดินทางจากบ้านมายังที่ทำงานของพนักงาน แต่ละคน
ปริมาณน้ำฝนที่วัดได้ ข้อมูลที่ได้จะมีลักษณะเป็นเศษส่วน หรือจุดทศนิยม
บางครั้ง เรียกว่าข้อมูลแบบต่อเนื่อง
1.3 ข้อมูลที่ได้จากการสังเกต ( Ob servation Data) เป็นข้อมูลที่ได้จากการติดตามหรือเฝ้าสังเกตพฤติกรรม หรือปรากฏการณ์ต่างๆ เป็นต้น
1.4 ข้อมูลที่ได้จากการสัมภาษณ์ ( Interview Data) เป็นข้อมูลที่ได้จากการถามตอบโดยตรง ระหว่างผู้สัมภาษณ์ และผู้ถูกสัมภาษณ์
2. จำแนกตามลักษณะข้อมูล แบ่งได้เป็น 2 ประเภท คือ
2.1 ข้อมูลเชิงปริมาณ (Quantitative
Data) เป็นข้อมูลที่แสดงความแตกต่างในเรื่องปริมาณหรือขนาด
ในลักษณะของตัวเลขโดยตรง เช่น อายุ ส่วนสูง น้ำหนัก ซึ่งแบ่งได้เป็น 2
ประเภท คือ
- ข้อมูลแบบไม่ต่อเนื่อง (Discrete Data) หมายถึง ข้อมูลที่มีค่าเป็นเลขจำนวนเต็มที่มีความหมาย เช่น จำนวนสิ่งของ จำนวนคน เป็นต้น
- ข้อมูลแบบต่อเนื่อง (
Continuous Data) หมายถึง
ข้อมูลที่อยู่ในรูปตัวเลขที่มีค่าได้ทุกค่าในช่วงที่กำหนด
และมีความหมายด้วย เช่น รายได้ น้ำหนัก เป็นต้น
2.2 ข้อมูลเชิงคุณภาพ (Qualitative Data) เป็นข้อมูลที่แสดงลักษณะที่แตกต่างกัน เช่น เพศชาย เพศหญิง จะเป็นข้อมูลที่ไม่ได้อยู่ในรูปของตัวเลขโดยตรง
3. จำแนกตามการจัดการข้อมูล แบ่งได้เป็น 2 ประเภท คือ
3.1 ข้อมูลดิบ (Raw Data) เป็นข้อมูลที่ได้จาการเก็บ ยังไม่ได้จัดรวบรวมเป็นหมู่เป็นกลุ่มหรือจัดเป็นพวก
3.2 ข้อมูลที่จัดเป็นกลุ่ม (Group Data) เป็นข้อมูลที่เกิดจากการนำข้อมูลดิบมารวบรวมเป็นกลุ่มเป็นหมวดหมู่
4. จำแนกตามแหล่งที่มาของข้อมูล แบ่งได้เป็น 2 ชนิด คือ
4.1 ข้อมูลปฐมภูมิ (Primary
Data) เป็นข้อมูลที่ได้มาจากการที่ผู้ใช้เป็นผู้เก็บข้อมูลโดยตรง
ซึ่งอาจจะเก็บด้วยการสัมภาษณ์หรือสังเกตการณ์
เป็นข้อมูลที่มีความน่าเชื่อถือมากที่สุด เนื่องจากยังไม่มีการเปลี่ยนรูป
และมีรายละเอียดตามที่ผู้ใช้ต้องการ แต่จะต้องเสียเวลาและค่าใช้จ่ายมาก
เช่น ข้อมูลที่ได้จากการนับจำนวนรถที่เข้า - ออก มหาวิทยาลัยในช่วงเวลา
08.00 - 09.00 น . ข้อมูลจากการสัมภาษณ์นักศึกษา
4.2 ข้อมูลทุติภูมิ (Secondary
Data) เป็นข้อมูลที่ได้มาจากแหล่งข้อมูลที่มีผู้เก็บรวบรวมไว้แล้ว
เป็นข้อมูลในอดีต และมักจะเป็นข้อมูลที่ได้ผ่านการวิเคราะห์เบื้องต้นมาแล้ว
ผู้ใช้นำมาใช้ได้เลย จึงประหยัดทั้งเวลาและค่าใช้จ่าย
บางครั้งข้อมูลทุติยภูมิจะไม่ตรงกับความต้องการหรือมีรายละเอียดไม่เพียงพอ
นอกจากนั้นผู้ใช้จะไม่ทราบถึงข้อผิดพลาดของข้อมูล
ซึ่งอาจจะทำให้ผู้ที่นำมาใช้ สรุปผลการวิจัยผิดพลาดไปด้วย เช่น
สถิติการเกิดอุบัติเหตุโดยรถจักรยานยนต์ของนักศึกษาในปี 2540 - 2541
เป็นข้อมูลที่บางครั้งอาจถูกแปรรูปไปแล้ว
แต่เนื่องจากบางครั้งเราไม่สามารถที่จะจัดเก็บข้อมูลปฐมภูมิได้เราจึงต้องศึกษาจากข้อมูลที่มีการเก็บรวบรวมไว้แล้ว
5. แบ่งตามมาตรของการวัด จะแบ่งได้ 4 ชนิด
5.1 มาตรวัดนามบัญญัติ (Nominal
Scale) เป็นการวัดค่าที่ง่ายที่สุดหรือสะดวกต่อการใช้มากที่สุด
เพราะเป็นการแบ่งกลุ่มของข้อมูล เพื่อสะดวกต่อการวิเคราะห์
โดยการแบ่งกลุ่มจะถือว่าแต่ละกลุ่มจะมีความเสมอภาคกันหรือเท่าเทียมกัน
ค่าที่กำหนดให้แต่ละกลุ่มจะไม่มีความหมาย และไม่สามารถมาคำนวณได้ เช่น เพศ
มี 2 ค่า คือ ชายและหญิง การจำแนกเพศอาจจะกำหนดค่าได้ 2 ค่า คือ ถ้า 0
หมายถึงเพศชาย ถ้า 1 หมายถึงเพศหญิง เป็นต้น
5.2 มาตรวัดอันดับ (Ordinal
Scale) เป็นการวัดที่แสดงว่าข้อมูลที่อยู่ในแต่ละกลุ่มจะมีความแตกต่างกัน
โดยพิจารณาจากลำดับด้วย นั่นคือสามารถบอกได้ว่า กลุ่มใดดีกว่ากลุ่มอื่นๆ
หรือ กลุ่มใดที่มากกว่าหรือน้อยกว่ากลุ่มอื่นๆ
แต่ไม่สามารถบอกปริมาณความมากกว่าหรือน้อยกว่าเป็นเท่าใด
และค่าที่กำหนดให้แต่ละกลุ่มไม่สามารถนำมาคำนวณได้ เช่น คำถามที่ว่า “
ท่านอยากทำอะไรเมื่อมีวันหยุดพิเศษ ”
โดยให้เรียงลำดับตามที่ต้องการจะทำมากที่สุด 5 อันดับ
- ไปเที่ยวห้างสรรพสินค้า ลำดับที่ 4 - ดูทีวีที่บ้าน ลำดับที่ 1
- ไปพักผ่อนที่ต่างจังหวัด " 2 - ไปเล่นกีฬา " 5
- ไปดูภาพยนตร์ " 3
จากข้างต้นจะพบว่า ท่านนี้ชอบดูทีวีที่บ้านมากกว่าไปพักผ่อนต่างจังหวัด แต่ไม่ทราบว่า ชอบมากกว่าเท่าใด
5.3 มาตรวัดแบบช่วง (Interval
Scale) เป็นการวัดที่แบ่งสิ่งที่ศึกษาออกเป็นระดับหรือเป็นช่วงๆ
โดยแต่ละช่วงมีขนาดหรือระยะห่างเท่ากัน ทำให้สามารถบอกระยะห่างของช่วงได้
อีกทั้งบอกได้ว่ามากหรือน้อยกว่ากัน เท่าไร
จึงทำให้มีความแตกต่างกันในเชิงปริมาณ เช่น อุณหภูมิ คะแนนสอบ
ซึ่งตัวเลขเหล่านี้ บวก ลบ ได้ แต่ คูณ หาร ไม่ได้
แต่ศูนย์ของข้อมูลชนิดนี้เป็น ศูนย์สมมติ ไม่ใช่ศูนย์แท้ เช่น อุณหภูมิ 0
องศาเซลเซียส ไม่ได้หมายความว่า ณ จุดนั้นไม่มีความร้อนอยู่เลย
หรือการที่นักศึกษาได้คะแนน 0 ก็ไม่ได้หมายความว่า นักศึกษาไม่มีความรู้เลย
แต่เป็นเพียงตัวเลขที่บอกว่า นักศึกษาทำข้อสอบนั้นไม่ได้
5.4 มาตรวัดอัตราส่วน (Ratio
Scale) เป็นการวัดที่ละเอียดและสมบูรณ์ที่สุด
ที่สามารถบอกความแตกต่างในเชิงปริมาณ โดยแบ่งสิ่งที่ศึกษาออกเป็นช่วงๆ
เหมือนมาตรวัดอันตรภาค ที่แต่ละช่วงมีระยะห่างเท่ากัน และ
ศูนย์ของข้อมูลชนิดนี้เป็นศูนย์แท้
ซึ่งหมายถึงไม่มีอะไรเลยหรือมีจุดที่เริ่มต้นที่แท้จริง
และสามารถนำตัวเลขนี้มา บวก ลบ คูณ หารได้ เช่น ความยาว เวลา
6. แบ่งตามเวลาของการเก็บรวบรวมข้อมูล จะแบ่งได้ 2 ชนิด
6.1 ข้อมูลอนุกรมเวลา (
Time-series Data)
เป็นข้อมูลที่ถูกเก็บรวบรวมตามลำดับเวลาที่เกิดขึ้นต่อเนื่องไปเรื่อยๆ เช่น
จำนวนประชากรของประเทศไทยในแต่แต่ละปี
จำนวนผู้ป่วยที่เข้ารับการรักษาพยาบาลในโรงพยาบาลต่างๆ ในแต่ละปี เป็นต้น
ข้อมูลอนุกรมเวลาเป็นประโยชน์ในการวิจัยระยะเวลายาว
ทำให้ผู้วิจัยมองเห็นแนวโน้มของเรื่องต่างๆนั้นได้
6.2 ข้อมูลภาคตัดขวาง (
Cross-sectional Data ) เป็นข้อมูลที่เก็บรวบรวม ณ
เวลาใดเวลาหนึ่งเท่านั้น
เพื่อประโยชน์ในการศึกษาวิจัยอย่างไรก็ตามในการจัดประเภทของข้อมูลนี้
จะขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ในการนำไปวิเคราะห์และใช้ประโยชน์ด้วย
ความหมายของสารสนเทศ
สารสนเทศ (information)
[1] เป็นผลลัพธ์ของการประมวลผล การจัดดำเนินการ และการเข้าประเภท
ข้อมูลโดยการรวม
ความรู้เข้าไปต่อผู้รับสารสนเทศนั้น
สารสนเทศมีความหมายหรือแนวคิดที่กว้าง และหลากหลาย
ตั้งแต่การใช้คำว่าสารสนเทศในชีวิตประจำวัน จนถึงความหมายเชิงเทคนิค
ตามปกติในภาษาพูด แนวคิดของสารสนเทศใกล้เคียงกับความหมายของ
การสื่อสาร เงื่อนไข การควบคุม ข้อมูล รูปแบบ คำสั่งปฏิบัติการ ความรู้ ความหมาย สื่อความคิด การรับรู้ และ
การแทนความหมาย
ปัจจุบันผู้คนพูดเกี่ยวกับยุคสารสนเทศว่าเป็นยุคที่นำไปสู่ยุคกแห่งองค์ความรู้หรือปัญญา
นำไปสู่สังคมอุดมปัญญา หรือสังคมแห่งสารสนเทศ และ เทคโนโลยีสารสนเทศ
แม้ว่าเมื่อพูดถึงสารสนเทศ เป็นคำที่เกี่ยวข้องในศาสตร์สองสาขา คือ
วิทยาการสารสนเทศ และ
วิทยาการคอมพิวเตอร์ ซึ่งคำว่า "สารสนเทศ" ก็ถูกใช้บ่อยในความหมายที่หลากหลายและกว้างขวางออกไป และมีการนำไปใช้ในส่วนของ
เทคโนโลยีสารสนเทศ และ
การประมวลผลสารสนเทศ
สิ่งที่ได้จากการนำข้อมูลที่เก็บรวบรวมไว้มาประมวลผล
เพื่อนำมาใช้ประโยชน์ตามจุดประสงค์ สารสนเทศ จึงหมายถึง
ข้อมูลที่ผ่านการเลือกสรรให้เหมาะสมกับการใช้งานให้ทันเวลา
และอยู่ในรูปที่ใช้ได้ สารสนเทศที่ดีต้องมาจากข้อมูลที่ดี
การจัดเก็บข้อมูลและสารสนเทศจะต้องมีการควบคุมดูแลเป็นอย่างดี เช่น
อาจจะมีการกำหนดให้ผู้ใดบ้างเป็นผู้มีสิทธิ์ใช้ข้อมูลได้
ข้อมูลที่เป็นความลับจะต้องมีระบบขั้นตอนการควบคุม
กำหนดสิทธิ์ในการแก้ไขหรือการกระทำกับข้อมูลว่าจะกระทำได้โดยใครบ้าง
นอกจากนี้ข้อมูลที่เก็บไว้แล้วต้องไม่เกิดการสูญหายหรือถูกทำลายโดยไม่ได้ตั้งใจ
การจัดเก็บข้อมูลที่ดี
จะต้องมีการกำหนดรูปแบบของข้อมูลให้มีลักษณะง่ายต่อการจัดเก็บ
และมีรูปแบบเดียวกันอย่างมีระบบ
ข้อมูลแต่ละชุดควรมีความหมายและมีความเป็นอิสระในตัวเอง
นอกจากนี้ไม่ควรมีการเก็บข้อมูลซ้ำซ้อนเพราะจะเป็นการสิ้นเปลืองเนื้อที่เก็บข้อมูล
คุณลักษณะของสารสนเทศ
ในการจัดการเพื่อให้องค์การบรรลุถึงประสิทธิผลและประสิทธิภาพที่องค์การตั้งไว้นั้น
ดังที่กล่าวมาแล้วว่าข้อมูลและสารสนเทศเป็น ปัจจัยหนึ่งที่มีความสำคัญอย่างมากต่อทุกองค์การทั้งนี้สารสนเทศที่ดีควรมีลักษณะ ดังต่อไปนี้
1. ความเที่ยงตรง
(Accuracy) สารสนเทศขององค์การที่ดีจะต้องมีความเที่ยงตรงและเชื่อถือได้
โดยไม่ให้มีความคลาดเคลื่อนหรือมีความคลาดเคลื่อนน้อยที่สุด
ดังนั้นประสิทธิผลของการตัดสินใจจึงขึ้นอยู่กับความถูกต้องหรือความเที่ยงตรง
ย่อมส่งผลกระทบทำให้การตัดสินใจมีความผิดพลาดตามไปด้วย
2. ทันต่อความต้องการใช้ (Timeliness)
นอกเหนือจากสารสนเทศขององค์การจะต้องมีความเที่ยงตรงหรือความถูกต้องแล้วยังจะต้องมีคุณสมบัติของการที่สามารถนำสารสนเทศมาใช้ได้ทันทีเมื่อต้องการใช้ข้อมูล
หรือเพื่อการตัดสินใจ
ทั้งนี้เนื่องจากเหตุการณ์ต่างทางการบริหารทั้งภายในและภายนอกองค์การมีการเคลื่อนไหวเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วโดยเฉพาะสารสนเทศด้านการขายการผลิตตลอดจนด้านการเงินถ้าผู้บริหารได้
รับมาล่าช้าก็จะส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการตัดสินใจหรือการดำเนินงานของผู้บริหารที่จะลดลงตามไปด้วย
3. ความสมบูรณ์
(Completeness) สารสนเทศขององค์การที่ดีจะต้องมีความสมบูรณ์ที่จะช่วยทำให้การตัดสินใจเป็นไปด้วยความถูกต้อง
การมีสารสนเทศที่มีปริมาณมาก
ไม่ได้หมายถึงการที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิผลของการดำเนินงาน
สารสนเทศที่มีมากเกินไปอาจเป็นสารสนเทศที่ไม่มีความสำคัญเช่นเดียวกับการมีสารสนเทศที่มีปริมาณน้อยเกินไปก็อาจทำให้ไม่ได้สารสนเทศที่สำคัญครบเพียงพอทุกด้านที่จะนำไปใช้ได้อย่างมี
ประสิทธิผล และมีประสิทธิภาพ
แต่ทั้งนี้มิได้หมายความว่าจะต้องรอให้มีสารสนเทศครบถ้วน 100 เปอร์เซ็นต์ก่อนจึงจะทำการตัดสินใจได้เช่น จะตัดสินใจเกี่ยวกับอัตราการใช้สินค้าปริมาณสินค้าคงเหลือราคาต่อหน่วยแหล่งผู้ผลิตค่าใช้จ่ายในการสั่งซื้อค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษาระยะ เวลารอคอยของสินค้าแต่ละชนิดดังนั้นจะตัดสินใจเกี่ยวกับการบริหารสินค้าคงเหลือให้มีประสิทธิภาพก็จำเป็นที่จะต้องได้รับสารสนเทศใน
ทุกเรื่องการขาดไปเพียงบางเรื่องจะส่งผลกระทบต่อการตัดสินใจอย่างมากเป็นต้นจากตัวอย่างจะเห็นได้ว่าไม่ได้หมายความว่ามีสารสนเทศมาก
เฉพาะในบางด้านขณะที่สารสนเทศในบางด้านไม่มีหรือมีไม่เพียงพอต่อการตัดสินใจแต่จะต้องได้รับสารสนเทศที่สำคัญครบในทุกด้านที่ทำ การตัดสินใจ
4. การสอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้
(Relevance) สารสนเทศขององค์การที่ดีจะต้องมีคุณลักษณะที่สำคัญอีกประการหนึ่งก็คือจะต้องตอบสนองต่อ
ความต้องการของผู้ใช้ที่จะนำไปใช้ในการตัดสินใจได้ดังนั้นในการที่องค์การจะออกแบบและ
พัฒนาระบบสารสนเทศในองค์การนั้นการสอบถามความต้องการของสารสนเทศที่ผู้ใช้ต้องการ
เป็นปัจจัยที่มีความสำคัญอย่างมากเช่นสนเทศในการบริหารการผลิตการตลาดและการบริหาร
ทรัพยากรมนุษย์ เป็นต้น
5. ตรวจสอบได้ (Verifiability)
สารสนเทศที่ดีควรมีคุณลักษณะที่สามารถจะตรวจสอบได้โดยเฉพาะแหล่งที่มาการจัดรูปแบบการ
วิเคราะห์ข้อมูลที่ใช้ทั้งนี้เพื่อให้การตัดสินใจได้เกิดความรอบครอบการที่ผู้บริหารมองเห็นสารสน
เทศบางเรื่องแล้วพบว่าทำไมจึงมีค่าที่ต่ำเกินไปหรือสูงเกินไปอาจต้องตรวจสอบความถูกต้องของ
สารสนเทศที่ได้มา
ทั้งนี้ก็เพื่อมิให้การติดสินใจเกิดความผิดพลาด
คุณลักษณะดังกล่าวข้างต้น มีความสำคัญอย่างยิ่งที่ผู้บริหารงานบุคคลจะต้องพยายามจัดระบบให้มีความพร้อมครบถ้วนและ
พร้อมที่จะใช้งานได้ปัญหาสำคัญที่องค์การส่วนมากมักจะต้องเผชิญคือการไม่สามารถสนองข้อมูลที่เกี่ยวกับบุคคลให้ทันกับความจำเป็นใช้ในการที่จะต้องดำเนินการหรือตัดสินปัญหาบางประการ
ดังเช่นถ้าหากมีเหตุเฉพาะหน้าที่ต้องการบุคคลที่มี
คุณสมบัติอย่างหนึ่งในการบรรจุเข้าตำแหน่งหนึ่งอย่างรวดเร็วในเวลาอันสั้นซึ่งหากผู้จัดเตรียม
ข้อมูลจะต้องใช้เวลาประมวลขึ้นมานานเป็น
เดือนก็ย่อมถือได้ว่าข้อมูลที่สนองให้นั้นช้ากว่าเหตุการณ์หรือในอีกทางหนึ่งบางครั้งแม้จะเสนอข้อมูลได้อย่างรวดเร็วแต่เป็นข้อมูลที่เป็นรายละเอียดมากเกินไปที่ไม่อาจพิจารณาแยกแยะคุณสมบัติที่สำคัญหรือข้อมูลที่สำคัญที่เกี่ยวข้องกับบุคคลอย่างเด่นชัดก็ย่อมทำให้การใช้ข้อมูลนั้นเป็น
ไปด้วยความยากลำบาก
นอกจากลักษณะที่ดีของสารสนเทศดังกล่าวข้างต้นแล้วยังมีคุณสมบัติที่แอบแฝงของสารสนเทศอีกบางลักษณะที่สัมพันธ์กับระบบ
สารสนเทศและวิธีการดำเนินงานของระบบสารสนเทศซึ่งจะมีความสำคัญแตกต่างกันไปตามลักษณะงานเฉพาะอย่าง
ซึ่งได้แก่
1. ความละเอียดแม่นยำ คือ สารสนเทศจะต้องมีความละเอียดแม่นยำในการวัดข้อมูล
ให้ความเชื่อถือได้สูง มีรายละเอียดของข้อมูล และแหล่งที่มาของข้อมูลที่ถูกต้อง
2. คุณสมบัติเชิงปริมาณ คือความสามารถที่จะแสดงออกมาในรูปของตัวเลขได้
และสามารถเปรียบเทียบในเชิงปริมาณได้
3. ความยอมรับได้
คือ ระดับความยอมรับได้ของกลุ่มผู้ใช้สารสนเทศอย่างเดียวกัน
สารสนเทศควรมีลักษณะเดียวกันในกลุ่มผู้ใช้งาน
หรือใกล้เคียงกันโดยสามารถใช้ร่วมกันได้ เช่น
การใช้เครื่องมือเพื่อวัดคุณภาพการผลิตสินค้า
เครื่องมือดังกล่าวจะต้องเป็นที่ยอมรับได้ว่าสามารถวัดค่าของคุณภาพได้อย่างถูกต้อง
4. การใช้ได้ง่าย
คือ ความสามารถนำไปใช้งานได้ง่าย สะดวกและรวดเร็ว
ทั้งในส่วนของผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงาน
5. ความไม่ลำเอียง
ซึ่งหมายถึง ไม่เป็นสารสนเทศที่มีจุดประสงค์ที่จะปกปิดข้อเท็จจริงบางอย่าง
ซึ่งทำให้ผู้ใช้เข้าใจผิดไปจากความเป็นจริง หรือแสดงข้อมูลที่ผิดจากความเป็นจริง
6. ชัดเจน
ซึ่งหมายถึง สารสนเทศจะต้องมีความคลุมเครือน้อยที่สุด สามารถทำความเข้าใจได้ง่าย
การจัดการข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ
การทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศที่จะเป็นประโยชน์ต่อการใช้งาน
จำเป็นต้องอาศัยเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการดำเนินการ
เริ่มตั้งแต่การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล
การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ
และการดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน ซึ่งมีรายละเอียดดัง
1.การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล ประกอบด้วย
1.การรวบรวมข้อมูล
เป็นเรื่องของการเก็บรวบรวมข้อมูลซึ่งมีจำนวนมาก
และต้องเก็บให้ได้อย่างทันเวลา
ปัจจุบันมีเทคโนโลยีช่วยในการจัดเก็บอยู่เป็นจำนวนมาก เช่น
การป้อนข้อมูลเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์ การอ่านข้อมูลจากรหัสแท่ง
การตรวจใบลงทะเบียนที่มีการฝนดินสอดำในตำแหน่งต่างๆ
เป็นวิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลเช่นกัน
2.การตรวจสอบข้อมูล
เมื่อมีการเก็บรวบรวมข้อมูลแล้วจำเป็นต้องมีการตรวจสอบข้อมูล
เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง ข้อมูลที่เก็บเข้าในระบบจะต้องมีความเชื่อถือได้
หากพบที่ผิดพลาดต้องแก้ไข การตรวจสอบข้อมูลมีหลายวิธี
2.การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ ประกอบด้วยต่อไปนี้
1.การจัดแบ่งข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่มเพื่อเตรียมไว้สำหรับการใช้งาน
2.การจัดเรียงข้อมูล เมื่อจัดแบ่งกลุ่มเป็นแฟ้มแล้ว
ควรมีการจัดเรียงข้อมูลตามลำดับ ตัวเลข หรือตัวอักษร
หรือเพื่อให้เรียกใช้งานได้ง่ายประหยัดเวลา
3.การสรุปผล
บางครั้งข้อมูลที่จัดเก็บมีจำนวนมาก จำเป็นต้องมีการสรุปผล
เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ ข้อมูลที่สรุปได้นี้อาจสื่อความหมายได้ดีกว่า
4.การคำนวณ ข้อมูลที่เก็บมีเป็นจำนวนมาก ข้อมูลบางส่วนเป็นข้อมูลตัวเลขที่สามารถนำไปคำนวณเพื่อหาผลลัพธ์บางอย่างได้
3.การดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน ประกอบด้วย
1.การเก็บรักษาข้อมูล หมายถึง การนำข้อมูลมาบันทึกเก็บไว้ในสื่อบันทึกต่างๆ
2.การค้นหาข้อมูล การค้นหาข้อมูลจะต้องค้นได้ถูกต้อง แม่นยำ
รวดเร็ว
จึงมีการนำคอมพิวเตอร์เข้ามามีส่วนช่วยในการทำงานทำให้เรียกค้นและกระทำได้ทันเวลา
3.การทำสำเนาข้อมูล
การทำสำเนาเพื่อที่จะนำข้อมูลเก็บรักษาไว้หรือนำไปแจกในภายหลัง
จึงควรจัดเก็บข้อมูลให้ง่ายต่อการทำสำเนา
4.การสื่อสาร การสื่อสารข้อมูลจึงเป็นเรื่องสำคัญ
และมีบทบาทที่สำคัญยิ่งที่จะทำให้การส่งข่าวสารไปยังผู้ใช้ทำได้รวดเร็วและทันเวลา
การเเทนข้อมูลในคอมพิวเตอร์
คอมพิวเตอร์ทำงานด้วยหลักการทาางอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้สัญญาณทางไฟฟ้าแทนตัวเลขศูนย์และหนึ่ง
ซึ่งเป็นตัวเลขในระบบเลขฐานสองแต่ละหลัก เรียกว่า "บิต"
และเมื่อนำตัวเลขหลายๆบิตมาเรียงกัน
จะใช้สร้างรหัสแทนจำนวนอักขระหรือสัญลักษณ์ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษได้
โดยรหัสมาตรฐานที่นิยมใช้กันมากมี 2 กลุ่ม คือ รหัสแอสกีและรหัสเอบซีดิก
รหัสแอสกี รหัสแอสกีมาจากชื่อภาษาอังกฤษคำเต็มว่า
American Standard Code Information Inferchange คือ
รหัสที่ใช้แทนตัวอักขระที่เป็นมาตรฐานแบบหนึ่ง
กำหนดขึ้นโดยหน่วยงานกำหนดมาตรฐานของสหรัฐอเมริกา
รหัสอักขระแต่ละตัวประกอบด้วย 8 บิต คือ รหัสเอบซีดิก
ย่อมาจาก Extened Binary Coded Decimal Interchange Code
เป็นการกำหนดรหัสแทนตัวอักขระที่ใช้กันแพร่หลายอีกแบบหนึ่ง
การกำหนดรหัสจะใช้ 8 บิต หรือ 1 ไบต์ ต่อ 1 อักขระ เหมือนกับรหัสแอสกี
แต่แบบของรหัสที่กำหนดจะแตกต่างกัน คือ
บิตที่ 0 1 2 3 4 5 6 7
หน่วยข้อมูลที่เล็กที่สุดในระบบคอมพิวเตอร์
มีค่าข้อมูลเป็นตัวเลขระบบฐานสองคือ 0 และ 1
บิตมักใช้เป็นหน่วยวัดความสามารถของไมโครโพรเซสเซอร์ในการประมวลผลข้อมูล
ระบบเลขฐานสอง ในชีวิตประจำวันของมนุษย์ต้องได้พบเจอกับจำนวนและการคำนวณอยู่ทุกวัน
หากเราสังเกตจะพบว่าจำนวนที่เราคุ้นเคยอยู่ทุกวันนั้นล้วนแล้วแต่ประกอบขึ้นจากตัวเลข
10 ตัว คือ 0,1,2,3,4,5,6,7,8,และ9 ทั้งสิ้น ตัวเลขทั้ง 10
ตัวนี้ถือได้ว่าเป็นเครื่องมือที่ช่วยนับจำนวนของมนุษย์
การที่มนุษย์เลือกเลข 10 ตัวในการแทนการนับ
อาจเนื่องจากมนุษย์มีนิ้วมือที่สามารถใช้เป็นอุปกรณ์ช่วยนับได้เพียง 10
นิ้ว จึงกำหนดระบบตัวเลขนี้ขึ้นมาและ เรียกว่า " ระบบเลขฐานสิบ "
ต่อมา
เมื่อมีการใช้งานคอมพิวเตอร์ซึ่งเป็นอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ที่ทำงานแบบดิจิทัลและใช้ระดับแรงดันไปป้าแสดงสถานะเพียง
2 สถานะ คือ ปิดและเปิด
หากมนุษย์ต้องการใช้คอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือช่วยทำงาน
มนุษย์ต้องเรียนรู้ระบบเล๘ที่ประกอบด้วยตัวเลขเพียงวองตัว
จึงได้มีการคิดค้นระบบเลขฐานสองขึ้น
เพื่อช่วยในการสื่อสารกับเครื่องคอมพิวเตอร์
ประเภทของระบบสารสนเทศ
ประเภทของระบบสารสนเทศ มี 5 ประเภท ได้แก่
1ระบบการประมวลผลทางธุรกิจ (Transaction Processing System : TPS)
ระบบการประมวลผล เป็นการประมวลผลแบบวันต่อวัน เช่น การรับ-จ่ายบิล
ระบบควบคุมสินค้าคงคลัง ระบบการรับ-จ่าย สินค้า เป็นต้น ใช้งานในระดับ
ผู้ปฏิบัติการ ระบบนี้ เป็นระบบสารสนเทศลำดับแรกที่ได้รับการพัฒนาให้ใช้กับ
เครื่องคอมพิวเตอร์
ลักษณะเด่นของ TPS : ทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์ทำงานง่าย ไม่ยุ่งยากซับซ้อน
สิ่งที่ องค์กรจะได้รับเมื่อใช้ระบบนี้ คือ ลดจำนวนพนักงาน องค์กรจะมีการบริการ
ที่สะดวกรวดเร็ว ลูกค้ามีจำนวนเพิ่มมากขึ้น
ตัวอย่าง : www.cjb.net www.robinson.co.th
2.ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (Management Information System : MIS)
คือ ระบบที่เกี่ยวข้องกับผู้ บริหารที่ต้องการการประมวลผลของเครื่องคอมพิวเตอร์
ที่ให้ประโยชน์มากกว่าการ ช่วยงานแบบวันต่อวัน ประกอบไปด้วยโปรแกรมต่าง
ที่จัดทำขึ้นเป็นพิเศษเพื่อขยายขอบเขตความสามารถของธุรกิจ
ลักษณะเด่นของ MIS :
1 จะสนับสนุนการทำงานของระบบประมวลผลข้อมูลและการจัดเก็บ ข้อมูลรายวัน
2 จะช่วย ให้ผู้บริหารระดับต้น ระดับกลาง และระดับสูง เรียกใช้ ข้อมูลที่เป็นโครง
สร้างได้ตามเวลาที่ต้องการ
3จะมีความยืดหยุ่นและสามารถรองรับความต้องการข้อมูลที่ เปลี่ยนแปลงไปขององค์กร
4ต้องมีระบบรักษาความลับของข้อมูล และจำกัดการ ใช้งานของบุคคลเฉพาะผู้ที่
เกี่ยวข้องเท่านั้น
ตัวอย่าง : http://regist.psu.ac.th
3.ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System : DSS)
คือระบบที่ทำหน้าที่จัดเตรียม สารสนเทศเพื่อช่วยในการตัดสินใจ โดยเฉพาะอย่าง
ยิ่งเพื่อช่วย ในการตัดสินใจที่ไม่ได้คาดไว้ล่วงหน้า เช่น การตัดสิน ใจเกี่ยวกับการรวม
บริษัทและการหาบริษัทร่วม การขยายโรงงาน ผลิตภัณฑ์ใหม่
ลักษณะเด่นของ DSS :
1.จะช่วย ผู้บริหารในกระบวนการการตัดสิน
2 จะถูกออกแบบมาให้สามารถเรียกใช้ทั้งข้อมูลแบบ กึ่งโครงสร้างและแบบไม่มี
โครงสร้าง
3 จะต้อง สามารถสนับสนุนผู้ตัดสินใจได้ในทุกระดับ แต่จะเน้น ที่ระดับวางแผนบริหาร
และวางแผนยุทธศาสตร์
4 มีรูปแบบการใช้งานอเนกประสงค์ มีความ สามารถในการจำลองสถานการณ์ และ
มีเครื่องมือในการ วิเคราะห์สำหรับช่วยเหลือผู้ทำการตัดสินใจ
ตัวอย่าง: www.sahaconveyor.com
4 ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง (Executive Information System : EIS)
คือ EIS ประเภท พิเศษ ที่ถูกพัฒนาสำหรับผู้บริหารระดับสูงโดยเฉพาะช่วย ให้
ผู้บริหารระดับสูงที่ไม่คุ้นเคยกับเครื่องคอมพิวเตอร์สามารถใช้ระบบ สารสนเทศได้ง่าย
ขึ้น โดยใช้เมาส์เลื่อนหรือจอภาพแบบ สัมผัส เพื่อเชื่อมโยงข่าวสารระหว่างกัน ทำให้ผู้
บริหารไม่ต้องจำคำสั่ง
ลักษณะเด่นของ EIS
1ไม่จำเป็นต้องมีทักษะทางคอมพิวเตอร์สูง
2 ระบบสามารถใช้งานได้ง่าย
3 มีความยืดหยุ่นสูง จะต้องสามารถเข้ากันได้กับรูปแบบการทำงานของผู้บริหาร
4 การใช้งาน ใช้ในการตรวจสอบ ควบคุม
5 การสนับสนุนการตัดสินใจ ผู้บริหารระดับสูง ไม่มีโครงสร้างที่แน่นอน
6 การสนับสนุนข้อมูล ทั้งภายในและภายนอกองค์กร
7 ผลลัพธ์ที่แสดง ตัวอักษร ตาราง ภาพและเสียง รวมทั้งระบบมัลติมีเดีย
8 การใช้งานกราฟิกสูง จะใช้รูปแบบการนำเสนอต่าง ๆ
9 ความเร็วในการตอบสนอง จะต้องตอบสนองอย่างรวดเร็ว ทันทีทันใด
ตัวอย่าง : www.thaigoodview.com
5.ระบบผู้เชี่ยวชาญ(Artificial Intelligence/Expert System : AI/ES)
หมายถึง ระบบที่ทำให้เครื่อง คอมพิวเตอร์กลายเป็นผู้ชำนาญการณ์ในสาขาใด
สาขาหนึ่ง โดยได้รับ ความรู้จากมนุษย์ผู้เชี่ยวชาญเก็บไว้ในระบบคอมพิวเตอร์เพื่อ
ให้คอมพิวเตอร์ สามารถวิเคราะห์เหตุผล เพื่อตัดสินใจ ระบบคอมพิวเตอร์นี้ประกอบ
ด้วย ฐานความรู้(Knowledge Base) และกฎข้อวินิจฉัย(Inference Rule) ซึ่งเป็น
ความ สามารถเฉพาะที่ทำให้ระบบคอมพิวเตอร์สามารถตัดสินใจได้เอง เช่น การวินิจฉัย
ความผิดพลาดของรถจักรดีเซลไฟฟ้า โดยใช้คอมพิวเตอร์
ลักษณะเด่นของ AI/ES
1 ป้องกันและรักษาความรู้ซึ่งอาจสูญหายไปขณะทำการเรียกข้อมูลหรือการยกเลิกการ
ใช้ข้อมูล การใช้ข้อมูล ตลอดจนการสูญหาย เนื่องจากขาดการเก็บรักษาความรู้ อย่างเป็น
ระบบ และเป็นระเบียบ แบบแผน
2 ระบบผู้เชี่ยวชาญ Expert System จะจัดเตรียมข้อมูลให้อยู่ในลักษณะที่พร้อมสำหรับ
นำไปใช้งาน และมักจะถูกพัฒนาให้สามารถตอบสนอง ต่อปัญหาในทันทีที่เกิดความต้อง
การ
3 การออกแบบระบบผู้เชี่ยวชาญ Expert System มักจะคำนึงถึงการบันทึกความรู้ในแต่
ละสาขาให้เพียงพอและเหมาะสมกับการใช้งาน ซึ่งจะทำให้ ระบบสามารถปฏิบัติงานแทน
ผู้เชี่ยวชาญ อย่างมีประสิทธิภาพ
4 ระบบผู้เชี่ยวชาญ Expert System จะสามารถตัดสินปัญหาอย่างแน่นอ น เนื่องจาก
ระบบถูกพัฒนาให้สามารถปฏิบัติงานโดยปราศ จากผล กระทบ ทางร่างกายและอารมณ์ที่
มีอยู่ในตัวมนุษย์เช่น ความเครียด ความเจ็บ ป่วย เป็นต้น
5 ระบบผู้เชี่ยวชาญ Expert System เป็นเครื่องมือเชิงกลยุทธ์ของธุรกิจ โดยเฉพาะ
องค์การสมัยใหม่ ( Modern Organization ) ที่ต้องการ สร้าง ความได้เปรียบในการแข่งขัน
เช่น การวิเคราะห์และวางแผนการตลาด การลดต้นทุน การเพิ่มการผลิตภาพ เป็นต้น
ตัวอย่าง : www.applescientific.com www.silomdental.com
บิตที่ 7 6 5 4 3 2 1 0
ตัวเลขฐานสอง 8 บิต หรือ 1ไบต์ สามารถใช้แทนรหัสต่างๆได้ถึง
256 ตัว แต่รหัสตัวอักษรภาษาอังกฤษทั้งหมดมีจำนวนรวมกันไม่เกิน 128 ตัว
จนกระทั่งในปี พ.ศ. 2376 นักคณิตศาสต์ชาวอังกฤษ ชื่อ
